スクールにおすすめの会員管理システム3選

公開日:2024/07/30 :2024/09/18

スイミングスクールやテニススクールなど会員制のビジネスを運営するうえで、顧客や予約の管理は必要不可欠です。しかし、会員数の増加に伴って管理に手間がかかり、負担になることもあります。従業員の負担を軽減するためには、会員管理システムの導入が効果的です。本記事では、スクールにおすすめの会員管理システムを3つ紹介します。

会員管理システムとは

会員管理システムとは、運営するスクールや施設などの会員情報をデータ化し、出欠管理や集金管理などの機能をまとめたものです。業務をある程度自動化できるので、ヒューマンエラーを防いだり、業務時間やコストを削減できたりします。

ひとくくりに会員管理システムといっても、利用する施設の形態によって使いたい機能はさまざまです。なかにはフィットネスクラブや学習塾など、それぞれの施設に特化した機能を搭載しているものもあります。

会員管理システムでできること

会員管理システムは、スクールや施設運営に関わる業務を自動化できる点が特徴です。たとえば、入退室のたびに発生する受付業務や会員の出欠振替などは、アナログ作業だと確認作業に時間がかかります。会員管理システムによりデジタル化することで、スタッフ間の情報共有や会員へのアナウンスが円滑になるでしょう。

また、会員ごとに変わる月謝の管理も容易です。キャンペーン割引や体験プランの特典、月謝の支払い状況、合計額などを一元管理できます。一度システム化を徹底すれば、手動で計算するよりスピーディーにミスなく管理できます。

メール配信や動画リンクの共有など、定期的に発生するルーティーン業務の簡略化もしやすいです。予約フォーム作成や会員情報の数値化など、運営に役立つ付帯機能も用意されています。

スマートハロー

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スマートハローの基本情報

会社名株式会社システムディ
住所【本社】〒604-8172 京都府京都市中京区烏丸通り三条上る 場之町603番地
電話番号 【本社】075-254-4151

おすすめポイント


  • 受付業務

    効率化したい人におすすめ


  • スマートロック機能

    無人施設での運用もしやすい


  • 必要な機能

    入会受付やレッスン予約、出席振替といった業務

スマートハローは、これまで1,500以上の施設での導入実績を持つ、クラウド型会員管理システムです。低コストながら高品質なソフトウェアを提供し、予約管理や会費管理をスムーズかつ効率的に行えます。

店頭での業務を効率化

スマートハローの導入により、店頭での受付業務を効率化することができます。

予約機能では、スタッフや場所の空き時間に対する予約、定員制のスケジュールに対する予約が簡単に行えます。さらに、コースごとに回数や保持数、繰越ルールなどを柔軟に設定できます。月4回コースや月8回コースなど、顧客のニーズに応じたプランも簡単に設定可能です。

スクール機能は、スイミングやテニス、カルチャー教室など、さまざまなスクール形態に対応しています。

生徒は専用アプリを使って、手軽に事前欠席や出席振替の登録ができます。教室側はタブレット端末でリアルタイムに出席者情報を閲覧でき、ペーパーレス化により共有作業の効率化が図れます。もちろん、必要に応じて紙の出席簿を出力することもできるので、柔軟な対応が可能です。

また、スクール内で行われたテストの結果は、専用アプリを通じて生徒たちに直接配信することができます。コーチからのコメントや項目ごとの合否などの詳細情報も表示可能です。

さまざまな業務をオンラインで完結

スマートハローは、顧客の多様なニーズに応えるために、複雑な業務にも対応する多機能なプラットフォームです。

一例として、Web入会やWeb体験申し込みなどの受付サイトを構築する機能があります。申込フローやフォームは店舗運営に合わせてカスタマイズできるため、効率的な運営が実現します。

また、利用者はオンライン上で店舗の混雑状況を確認できます。そのほか、プッシュ通知によるお知らせ配信やアプリでの領収書発行など、さまざまな業務をオンラインで完結させることが可能です。これにより、従業員の業務負担が軽減されるだけでなく、顧客に対するサービスの質も向上するでしょう。

複雑な会費管理を一元化

スマートハローは、事務作業を効率化するための豊富な機能を搭載しています。

キャンペーンや入会時の日割り計算、オプション追加など、複雑な会費計算は手間がかかり、計算ミスのリスクも伴います。スマートハローを利用すれば、これらの会費の入金状況を条件に応じて自動で計算してくれるため、正確かつ迅速に処理を行うことができます。また、月払いの会費だけでなく、年会費も簡単に設定可能です。

会費の請求方法は、口座振替やクレジットカード決済に対応しており、顧客にとっても便利で安全な支払い方法です。

Smart Hello(スマートハロー)の導入事例

i☆Series

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i☆Seriesの基本情報

会社名株式会社アイサイト
住所〒790-0915 愛媛県松山市松末1-7-44
電話番号089-970-3838

おすすめポイント


  • DX化したい人

    施設運営を包括的


  • 業務効率化

    会員の可視化や運動効果の数値化


  • 顧客満足度

    コミュニケーションに関わる機能も備わっている

i☆Seriesは多くの導入実績を誇るシステムです。会員管理機能を中心として、さまざまなサービスから導入でき、万全なサポート体制が整っています。

信頼性が高い会員管理システム

フィットネスクラブやスポーツジム向けのi☆Seriesは、日本全国の520施設以上で導入されている会員管理システムです。豊富な経験ときめ細やかなサービスにより、多くのお客さまから信頼を得ています。i☆Seriesはパッケージソフトでありながら、施設の運用に合わせて自由なカスタマイズにも対応していることから、さまざまな現場で活用できます。

i☆Seriesは、会員管理システムのi☆Member、運動処方システムのi☆Trainer、体成分分析システムのi☆Scannerの3つのソフトで構成されています。これらのシステムが相互に連携し、24時間ジムやヨガスタジオ、パーソナルジム、シニアフィットネス、メディカルフィットネスなど、全国の多様な形態の運動施設で利用されています。

入館・退館管理をはじめ、施設運営に必要な機能を利用することで、業務の効率化や顧客データの分析が可能となります。

あらゆるニーズに応える商品ラインナップ

i☆Seriesはあらゆるニーズに応えるために、豊富なラインナップをそろえています。主に3つのシステムがあり、それぞれ異なる機能を提供しています。

i☆Memberは、フィットネスクラブやスポーツジム、スイミングスクールなど、多岐にわたるスポーツ施設の運営を支援する会員管理システムです。クラウド版とオンプレミス版があり、ニーズに応じて選択が可能です。

機能としては、入会手続き、スタジオ予約、スクールの振替などのWeb関連機能や、24時間施設に欠かせないセキュリティー連携機能など、会員の管理に関する豊富な機能が備わっています。管理画面はシンプルでわかりやすく、直感的に操作できる工夫がされています。会員管理だけでなく、会員に心地よく継続してもらい、退会防止になるような仕組みが整っています。

i☆Trainerは、運動プログラムを通じて会員とのコミュニケーションを円滑にするシステムです。スタッフと会員とのコミュニケーションの情報を共有しやすいように、トレーニングに関する目標やアドバイス、クレームなどを記録に残すことで、誰が対応してもサービスの質を保てる仕組みになっています。

i☆Scannerは、高精度でわかりやすい体成分測定結果を提示できるシステムです。測定器にはInbody(インボディ・ジャパン製)が使用され、高性能で再現性が非常に高いことから、運動の動機付けに効果的です。短期間の測定プログラムや測定回数に応じた有料プログラムを設定することで、会員の長期的な継続利用を促進します。

Sgrum

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Sgrumの基本情報

会社名株式会社ユーフォリア
住所〒102-0085 東京都千代田区六番町5-5 飯田ビル2F
電話番号0120-332-514

おすすめポイント


  • 運営

    子供向けスクールや習い事教室


  • 顧客のニーズ

    行事カレンダー機能、スクールで撮影した写真の販売、動画共有機能の充実


  • コミュニケーション強化

    業界独自のサービスもSgrumなら一元化

Sgrumは、スポーツ団体や習い事教室などスクール運営のプラットフォームサービスです。アプリを通じてさまざまな機能を提供し、とくにサッカークラブでの導入が盛んとなっています。

子ども向けから大人向けまですべての習い事に導入可能

Sgrumは、子どもから大人までさまざまな習い事やシチュエーションに対応するコミュニケーションアプリです。その多機能性と柔軟性により、幅広いユーザー層に適応することができます。

スイミングやスポーツクラブなど、1,000人から1万人以上の生徒を抱える大型スクールでは、一括管理・各種目に合わせた運用が可能です。

1,000人以下のタウンクラブや教室などでは、各クラブのニーズに応じた必要な機能を組み合わせて提供しています。これにより、小規模な教室でもプロフェッショナルな管理体制を確立することができます。

さらに、部活動やサークル活動にもSgrumは対応可能です。保護者とのやり取りやスケジュールの共有、部費の徴収をオンライン化することで、管理者の負担を軽減します。

スクール運営に必要なさまざまな機能を一本化

Sgrumは、スクール運営に必要なさまざまな機能をひとつのサービスで提供します。会員の集客から連絡網、月謝徴収まで一括して管理できるため、運営者の業務効率を大幅に向上させます。基本的な情報配信はもちろん、アンケート機能や掲示板機能も配信する種類を選択して使い分けることができます。

情報管理機能では、会員や顧客の情報を3段階の認証設定により、安全かつ効率的に管理できます。スクール運営向け専用に構築されたイベント・行事カレンダーの機能では、イベントの出欠確認や場所の地図表示、人数制限の設定などが可能です。

さらに、オンライン決済機能により、スクールの月謝やレッスン料を簡単に支払うことができます。1回ごとの支払いはもちろん、継続的な月謝にも対応し、クレジットカードやWebコンビニ決済が利用できます。毎月金額が変更になる場合でも、その月に合わせた金額設定が可能です。

Sgrumの導入事例

スクール会員管理の機能

スクール会員管理の機能は、大きく分けて3つのタイプに分かれます。

ひとつ目は事務作業を効率化できる機能です。入会管理や会員受付、月謝などの請求管理などをシステム化できます。電話連絡や書類で対応していたことをIT化することにより、事務スタッフの業務負担も会員の負担も軽減できる点がポイントです。

ふたつ目は集客しやすくなる機能です。これは、Web入会や体験プランの管理システム、メールマガジンの配信、アンケートフォーム・予約フォームの設置などが挙げられます。これらの機能がスムーズに使えるので、顧客接点を増やしやすいです。どのような人が体験プランに参加したかデータ化することで、新たな経営戦略を立てるときにも役立ちます。

3点目は、サービス向上や顧客満足度に関わる機能です。これには、会員のパーソナルな情報をまとめたものが多いです。たとえばフィットネスクラブでのレッスン状況と会員のヘルスデータを結び付けたり、得意分野と苦手分野を割り出したり、カリキュラムの構築やサービス改善に役立つ機能があります。

スクール専用のECサイトを作ったり、関連サービスと連携させるなど、ユーザビリティの視点から顧客満足度をアップさせるシステムも便利です。カスタマイズ性が高い会員管理システムを使えば、事務作業以外の業務も改善できるでしょう。

スクール会員管理システムを選ぶ際のポイント

スクール会員管理システムを選ぶ際は、システムを導入する目的を意識することが大切です。スクール会員管理システムにはさまざまな機能がありますが、ニーズに合ったものを選べば効果を最大限に実感できるでしょう。

たとえば「予約管理を効率化させたい」という場合、予約形式や操作感がフィットするものを選ぶ必要があります。時間割形式のレッスンや時間帯が細かく指定できるかどうかや、チケット制のレッスンへの対応可否、セミナー型講習の予約をしやすいかなど、施設の運営形式や特色によって求める機能が異なるでしょう。

カスタマイズ性が高いシステムや、特定の業界に特化したシステムを選ぶ際は使用するスタッフの状況も加味することが大切です。初心者でも簡単に設定しやすいシステムなのか、自分で細かく指定できるシステムを構築したいのかで、大きく選択肢が変わってきます。

「支払管理を一元化させたい」という場合は、月謝管理機能がどの程度充実しているのかが重要です。たとえばシステム内に決済機能がついていれば、銀行振込や月謝袋を使った運用と比べてスマートにお金を管理できます。

月謝の決済は任意の決済システムさえ導入すれば利用できますが、スクール会員管理システムなら一人ひとりの会員データとも結び付けられる点が特徴です。入会特典や割引、未納状況、チケット使用状況など、個々の計算が円滑になるので、より業務の手間を削減できるでしょう。

「オンラインスクールを効率よく運用したい」という場合は、対面せずに入会手続きが完結できる仕組みづくりやマルチデバイス対応といった、オンライン上での使いやすさが重要です。オンラインミーティングツールを使ったレッスンのしやすさなど、外部連携機能に注目してもいいでしょう。一方で、通学型スクールに必要な入退室管理システムなどの機能は最小限で済む可能性があります。

「複数店舗を連携させたい」という場合は、会員情報のデータベース化や共有機能が充実しているシステムがぴったりです。データ移行やセキュリティ対策が容易な上に、属人化を避けられます。会員が引越し先の店舗でレッスンを受け続ける場合なども手続きが楽になります。

システムの導入目的だけでは候補を絞り切れない場合、料金プランも比較検討しましょう。こうしたスクール会員管理システムは、必ずしも月額利用料がかかるわけではありません。買い切り型のプラットフォームもあれば、サブスクリプション型のシステムや、決済が発生したときのみ手数料を差し引かれるシステムもあります。トータルで毎月いくらお金がかかるのか、一度計算してみることで運用しやすいシステムが見えて来るでしょう。

スクール会員管理システムを導入するメリット

スクール会員管理システムの導入メリットは、大きく分けて2つあります。

まず、業務効率化が図れるのはスクール会員管理システムのもっとも大きなメリットといっていいでしょう。会員が増えれば増えるほど、入会時や月々の事務作業は煩雑になりますから、担当スタッフにとっては死活問題でもあります。

管理システムを使ってルーティンワークを自動化すれば、毎回手作業でやっていた業務をスムーズに終わらせられるでしょう。また、自作のエクセルやスプレッドシートで管理していると、数式や設定を手動で調整する機会が多いです。スクール専用のシステムがあれば大規模な変更もミスなく設定しやすく、管理がより簡単になるという利点があります。

さらに、誰でも管理しやすいスクール会員管理システムは、属人化防止にも有効です。マニュアルさえあれば多くの人が操作できるようになるので、自作のエクセルやスプレッドシート、帳簿などと比べて運用しやすくなります。

データのフォーマットさえ最初に決めておけば、メルマガ配信やDM案内もしやすくなるでしょう。アンケートフォームや予約フォームの設置機能があるスクール会員管理システムも多く、こうした機能は集客力の強化にもつながるようになります。

まとめ

スクールにおすすめの会員管理システムについて3つ紹介しました。

スマートハローは来場受付や予約管理、会費管理を自動化するクラウド型システムで、低コストで導入できます。i☆Seriesは会員管理システムに加えて、スポーツ施設向けのシステムがあり、豊富なカスタマイズがプラス要素を求めるユーザーに人気です。Sgrumは大型スクールから小規模教室、部活動まで対応し、多機能システムで運営者の負担を減らします。

運営の効率化とサービスの質の向上を目指すなら、これらのシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。