【徹底比較】おすすめの会員管理システムランキング7選！

[会員管理システムとは？]

会員管理システムをこれから導入しようと検討している方、または初めて会員管理システムを知ったという方のために、まずは会員管理システムの概要や基本となる部分について解説します。ぜひチェックして会員管理システムの必要性を理解していきましょう。

会員管理システムが必要な理由

そもそも、これまで会員の管理をExcelなどで行ってきた場合、わざわざ会員管理システムを導入する意味があるのかと考える方もいるでしょう。たしかに長年独自の管理方法で管理をしてきた場合、これから新しいシステムを取り入れるのには抵抗感があるかもしれません。

しかしExcelなど独自の管理方法では属人化しやすく、担当者の変更があった場合に引き継ぎの手間が発生したり引き継ぎで漏れてしまう部分なども出てきたりする可能性もあります。さらに会員の人数が増えていけば管理の手間も増え、ミスが発生しやすくなってしまうでしょう。

またメルマガの配信や送付物の発送な
どを行う場合、会員のデータを抽出する必要があります。その回数が増えるほど担当者の負担や手間は大きくなり、万が一誤った顧客に送信をしてしまった場合に大きなトラブルに発展してしまう可能性もあります。

このように会員管理は会員数が増えるほど負担や手間が多くなり、ミスが発生する可能性も高くなるためExcelなどでの管理には限界があります。このような負担やミスを減らして、より効率的に管理ができるようにするために会員管理システムが必要なのです。

会員管理システムでできること

では、実際に会員管理システムを導入するとどのようなことができるようになるのでしょうか。システムごとに細かな機能は異なりますが、ここでは多くの会員管理システムに搭載されている機能をご紹介していきます。

まず会員管理システムでは会員サイトの構築や会員登録フォームといった、会員を増やすための機能や既存会員向けのサイトを作成する機能があります。また既存顧客に対して、各種案内を送付する機能やステータスの管理といった会員情報を一元管理できるようなシステムになっているのも大きな特徴です。

さらに会員からの入金や支払いなどに関する決済管理やイベントの管
理や発信にも対応しています。SMS送信やLINEとの連携などが可能な会員管理システムも多く、システムからイベント情報を発信することができるのでメールやLINE作成の手間も大幅に軽減してくれるでしょう。

また会員管理システムは得意としている機能がシステムごとに異なることも珍しくなく、たとえば会員サイト構築に特化しているシステムであれば開発費用をかけずにセキュリティの高いサイトを構築することが可能です。また金銭的な管理が得意なシステムであれば、会員ごとの会費の徴収や入金状況を管理できたりオンライン決済に対応していたりしているので、トラブルが起きやすいお金の管理も安心して行うことができます。

ほかにも顧客管理やマーケティングに強い会員管理システムもあり、メールマーケティングや会員ひとりひとりとチャットをして行うOne to Oneマーケティングにも対応しているシステムがあります。さらに店舗への来店受付や予約、顧客管理なども自動化できメルマガの配信やクーポンの配布などを特定の会員に向けて行うことも可能です。

このように会員管理システムは会員の情報を管理するだけでなく、それに付随するさまざまな機能を利用することができます。これまで会員情報の管理とメルマガの配信や入金などを分けて管理していた場合でも、ひとつのシステムでまとめて行えるようになるので管理の手間やミスを防ぐことに繋がります。

会員管理システムについて

会員管理システムの主な機能

会員管理システムによって実装している機能は異なりますが、おもに以下のような機能を備えています。事前に確認しておくことで、より自社に合ったシステムを利用できるでしょう。

会員データの管理

会員情報からデータを一元化する機能です。クラウドサービスや企業データベースにある管理サーバーが利用でき、登録した項目はカスタマイズが自由に行えます。

会員登録フォームのバナーを貼れば、ユーザー情報を自動的に反映してくれるので非常に便利でしょう。

ジムや学習塾などで利用する場合、入退室管理も可能です。QRコードを使って会員証を発行すると、入退室もスムーズになり時刻も把握しやすくなります。

なかには子どもの習いごとで保護者にメールを送ったり、入退室を日ごとに集計できたりする機能が付いた連携システムも存在します。

マイページ

会員専用のマイページ機能が付いているのも特徴です。会員は、ログインをしたあと会員情報やクレジットカード情報を入力・変更でき、予約状況も確認できます。

とくに大勢の会員を抱えている企業の場合、マイページが充実していると会員情報を確認しやすいので助かるでしょう。

メール配信・アクセスログ

メッセージやメルマガを配信できます。会員のデータから一人ひとりに合った情報を提供できるので、収益アップにつながる効果もあるでしょう

また、データをもとにアンケート機能を付けることでより適切なアプローチが可能になります。アンケート結果はシステム上に反映できるので、会員に正確な情報が届けられるのもメリットです。

さらに、アクセスログからどのページを見たか追跡・確認することもできます。記録が細かく取得できるため、レビュー数からキャンペーンの反響なども知れるでしょう会員特化型にしたい場合、メール配信や会員情報の収集は非常に役に立つ機能といえます。

会員サイトの構築・管理

会員のためのサイト構築や管理も行えます。最近ではSNS機能が付いたものもあり、会員同士で交流することもできます。

もちろん、交流が不要な場合はオフにできるため、自由度が高いのもうれしいポイントです。

そのほかにも、会員検索や関連のある会員を自動で表示するコネクションサーチがある会員管理システムも存在します。会員サイトを充実させたい方は、構築・管理できる機能が豊富にあると役に立つでしょう。

決済機能

会員に合った集計・決済が行える機能です。システムによっては決済機能が付いてないものもありますが、その場合、別途決済システムを導入する必要があるため少々煩わしさを感じます。

一方で決済機能が付いているとサービスを利用する際に発生する決済処理が行えるので、コストも削減できムダがありません。また顧客を増やすための決済方法やサポート、購入履歴など各種情の提供もできるので、非常に便利でしょう。

ただし、なかには月額コストがかからない代わりに、決済ごとにシステム手数料がかかるものもあるので、選ぶときは注意してください。

ちなみに、決済方法にはクレジットカード・ペイジー決済・コンビニ収納などがあります。

すべての機能を実装すべき？

会員管理システムの主な機能を紹介してきましたが、ここではどの機能がもっとも必要になるか簡単に紹介します。

まず、全機能を実装する必要はありません。というのも、企業によってなにが必要でなにが不要になるか異なるからです。今回紹介した機能は基本的に実装していると便利な機能ですが、ベストな機能をチェックしておくと選びやすくなるでしょう。

たとえば効率的に会員管理を行いたい方は、管理画面が充実した機能がおすすめです。自動でデータ保存できる機能があれば、より効率性があがりサクサク管理できます。

集金・決済の管理を最適化したい方は、スムーズに決済できる機能が付いていると助かるでしょう。

会員サイトの構築ならプログラミングの知識がなくても簡単に利用できる会員管理システムが有効になります。

会員管理システムのメリット・デメリット

会員管理システムを導入することでどのようなメリットがあるのかは、実際に導入する前に知っておきたいポイントです。ここではそんなメリットだけでなく、利用する方にとってはデメリットに感じてしまう可能性のあることについてもご紹介します。

メリット

まずは会員管理システムを導入することのメリットを見ていきましょう。

顧客ごとに適切なマーケティングができる

会員管理システムでは顧客の情報はもちろん、これまでの来店履歴や利用サービスの内容など、個別の嗜好やニーズを把握することができます。そのため会員に合わせた魅力的なマーケティングを展開することができ、販売促進や来店促進などの企画を立てやすくなるでしょう。

潜在顧客などにもアプローチできる

人による会員管理の場合、顧客ひとりひとりの情報を細かに把握することが難しくなってしまいます。そのため見込み客の育成や離脱顧客のフォローが疎かになってしまうことも少なくありません。

その点会員管理システムでは見込み客や離脱顧客をシステム上でしっかりと把握できるため、それに対するフォローやアプローチを漏れなく行うことができます。また情報の一斉送信などにも対応しているので、手間を減らして効率的にアプローチができるのもメリットだといえるでしょう。

既存顧客の満足度アップを実現できる

会員管理システムには、既存顧客に対する機能も豊富に備わっています。たとえばアンケートフォーム機能などを活用すれば、現在のサービスへの不満や改善点などを把握することができそれに対応することで顧客満足度は上昇するでしょう。

ほかにもメルマガで新しい情報やお得な情報の配信や、ステップメール機能などを使うことでも既存顧客の満足度に繋がります。とくに初回の利用や購入後は不安を感じる方も少なくないため、会員管理システムで丁寧なフォローを行うことにより信頼関係を築くことができ、低コストで売上アップを図ることが可能です。

デメリット

多くのメリットがある会員管理システムの導入ですが、なかには導入後に後悔する可能性のある部分も存在します。デメリットについても理解したうえで、導入を検討してみてください。

設計～運用のコストがかかる

会員管理システムを導入する場合、料金的なコストはもちろん設計や構築、運用していくための人的なコストや時間的なコストもかかります。

運用については継続的に行うものであるため、その分の利用料や人件費も常にかかり続けることになるでしょう。事前にシミュレーションなどを行い、コスト面での負担が大きくならないかを考えておく必要がありそうです。

個人情報の取り扱いに注意が必要

会員管理システムでは会員情報やそれに紐づくさまざまな情報を一元で管理します。そのため1か所でも情報が漏えいすれば、その情報に関連するあらゆる情報が芋づる式に流出してしまう可能性も考えられます。そのため、これまで以上に意識して管理する必要が出てくるでしょう。

会員管理システムのタイプ

会員管理システムとは、ひと言でいうと会員情報の管理に特化したシステムになります。一元管理できるので会員一人ひとりに適した情報提供や顧客満足度を分析でき、マーケティングにも役立てることができるでしょう。

システムによってさまざまな種類がありますが、主に3つのタイプにわけられます。

1つ目は、会員情報を効率的に管理できるタイプです。会員マイページ機能から一括管理できるので、取引記録や入退室チェックが行いやすく、たとえ更新頻度の高い情報でもサクサク管理できるでしょう。

2つ目は、自社に合わせたカスタマイズができるタイプです。簡単に「会員専用サイト」が構築できるため、プログラミングの知識がなくてもすぐに構築してくれます。当該タイプを使うと欲しい機能を追加する必要もありません。

3つ目は、顧客管理がスムーズに行えるタイプです。顧客管理をはじめ、お店の予約や来店時の受付を自動化してくれるので、個人情報や決済情報の管理がスムーズになります。

また会員情報をもとにメルマガやクーポンを配信することも可能なので、マーケティングや集客の強化にもつなげられるでしょう。

このように、同じ会員管理システムでも、どのタイプを使うかで特徴が大きく変わってきます。そのため、自社に合うタイプを見極めることが大切です。

会員管理システムの種類

会員管理システムの種類は大きく分けて「パッケージ型」と「クラウド型」の2種類があります。ここではそれぞれの特徴やメリット・デメリットなどについてご紹介していくので、どちらの種類が自社の運営に適しているのかを確認してみてください。

パッケージ型

パッケージ型の会員管理システムとは、システムのソフトウェアを購入し特定のパソコンにインストールして使用するタイプです。ソフトウェアを購入するための初期費用がかかりますが、その後継続して利用するための費用は必要ありません。

既存のパッケージを購入してインストールするだけなら大きな手間も時間も必要なく、短期間で導入を進めることができます。ただし自社の環境に合わせたシステムが必要な場合はソフトウェアの提供会社に開発してもらう必要があり、その分の費用や時間もかかります。

また運用時に必要となるサーバーやネットワークは自社で用意する必要があり、ある程度知識も必要になります。さらにソフトウェアをインストールしたパソコンでないと使用できないこと、最新バージョンへ更新するのが難しいことなどはデメリットだといえます。

クラウド型

クラウド型の会員管理システムは、パソコンに直接ソフトウェアをインストールするのではなく、ネットワーク上にあるシステムを利用するタイプです。運用に必要なサーバーはシステムを提供している会社が用意するので、利用者はインターネットに接続できる機器さえ用意すれば、特別な準備をする必要ありません。

またシステムの設定はすべてネットワーク上で構築され、システムの提供会社が発行するアカウントを使用してアクセスするため、ネット環境さえあればどこからでも利用することができます。運用開始後は利用料金が継続的に発生しますが、ソフトの購入がない分初期費用は抑えることができます。

ただしオンラインでの利用が前提となるため、ネット環境に不具合が生じると利用できなくなるというデメリットはあります。

会員管理システムにはクラウド型がおすすめな理由

前項でご紹介したように会員管理システムにはパッケージ型とクラウド型がありますが、デメリットが少なくメリットが多いクラウド型がおすすめです。ここではクラウド型がおすすめである理由をさらに詳しくご紹介していくので、ぜひチェックしてみてください。

コストを抑えられる

クラウド型の大きなメリットとして、全体的なコストを抑えられるという点が挙げられます。ソフトウェアを購入する必要がないため初期導入費が少ないというのはもちろんですが、パッケージ型に比べると運用費用も抑えることができるのです。

パッケージ型の会員管理システムの場合、利用するためにはライセンス料やサーバーの設置費用がかかり、それらすべてを合計すると数十万円から数百万円の初期費用が発生します。さらにパッケージ型は利用開始までに1か月程度の期間がかかるのも一般的であり、加えてサーバーやシステムの管理・維持費用もかかります。

その点クラウド型のサーバーはシステムの提供会社が用意するため費用はかからず、設置のコストや維持費、管理費の負担もありません。初期費用は数千円から数万円程度となっており、ランニングコストについても高くても数万円以内であるため圧倒的にコストがかからないのです。

自動アップデート機能

クラウド型には、自動アップデート機能があるというのも大きなメリットです。パッケージ型の会員管理システムの場合、最新バージョンへのアップデートにはパッチソフトをパソコンにダウンロードしたり、ライセンスを新規購入したりする必要があります。

そこまで難しい作業ではないものの、ある程度のITリテラシーを持っているスタッフでないと対応が難しいため企業や店舗によっては運用が難しくなってしまうでしょう。クラウド型なら新機能の追加やシステム不具合時の対策などを含めたアップデートはすべてシステム提供会社が行ってくれ、利用者がなにか操作をしたり購入をしたりする必要はありません。

そのためとくに意識をしなくても常に最新の状態で会員管理システムを利用視することができ、パッケージ型のような知識も必要ないため誰でも管理がしやすいのです。

最新のセキュリティ体制

セキュリティ面での安心感が高いのも、クラウド型の会員管理システムです。ウイルスやマルウェアも日々進化しており新しいものも出現しているので、それに対応できるような最新のセキュリティを常に整えておく必要があります。

とくにパッケージ型の会員管理システムの場合は、社内やサーバーのセキュリティなど何重にもセキュリティを行わなければなりませんが、中小企業の場合セキュリティ体制を構築できる人材がいないことも珍しくありません。またセキュリティの更新には非常に手間がかかるので、対応しきれていない企業もあるでしょう。

会員管理システムに保存されている情報は個人情報を含め、企業にとって大変重要な情報資産であり、情報の流出はあってはならないことです。クラウド型の会員管理システムはシステムの提供会社が常に最新のセキュリティにアップデートし、さまざまなリスクに対応できるようにしているため、セキュリティについても不安を感じることなくシステムを利用することができます。

会員管理システムを導入するとしたら重視するポイントは？ WEBアンケートで調査！

ここまで会員管理システムについて解説させていただきましたが、実際に会員管理システムを導入するとしたら何を重視したいと考える方が多いのでしょうか？今回はWEBのアンケートで調査してみました。

第1位は「ほしい機能が備わっているか」でした。せっかく会員管理システムを導入しても、必要な機能が備わっていなければ無駄になってしまいますよね。

POS機能や予約受付機能、会費管理機能などシステムごと利用できる機能はさまざまなので、事前に自分たちに必要な機能を把握して、最適なシステムを導入することが大切です。

第2位は「導入後のサポート体制」でした。はじめてのシステム導入で、操作や運用に不安を感じることも多いでしょう。よくある質問や新機能の使い方をFAQページにまとめていたり、問い合わせフォームや電話から気軽に問い合わせることができる会員管理システムなら、わからないことがあった時も気軽に相談できます。

第3位は「導入実績」でした。豊富な導入実績があればその分信頼できるといえます。1,000施設以上の稼働実績がある信頼性の高い会員管理システムを導入するのがおすすめです。

そして第4位が「拡張性の高さ」でした。必要な機能は時代とともに変化します。常に最新機能が利用できる拡張性の高い会員管理システムならいつまでも便利に利用していくことができるでしょう。

アンケートの結果は以上となります。次の見出しでは会員管理システムの選び方について、さらに詳しく解説させていただきます。

会員管理システムの選び方

実際に会員管理システムを導入する場合、どのシステムを選べばいいかわからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。たくさんの会員管理システムが提供されているなかで、より自社の運営に合うものを見つけるためにチェックしたいポイントがあります。ここではそのポイントをご紹介するので、ぜひ参考にしながら会員管理システム選びを行ってください。

ほしい機能が備わっているか

会員管理システムを選ぶ際には、まずほしい機能がすべて備わっているかどうかを確かめてみましょう。会員管理システムにはそれぞれ得意分野などがあることも珍しくないですが、店舗でも事務所でも利用できるような機能がすべて搭載されていれば利用するシステムを社内全体で統一することができ便利です。

たとえば店舗外から利用する機能として「WEB入会ページの作成」「混雑状況確認」「予約受付」などがあると、新規顧客も既存会員にも対応できます。また店頭では「入会受付」「チェックイン」「ドア解錠」などの機能があると、店舗のスタッフの手間も大きく減らすことができ顧客にとっても利用しやすいでしょう。

また管理側にとって便利な機能として「会員管理」「会費請求」「データ分析」などが挙げられます。さらにコンピューター操作に慣れていない方でも理解できるようなわかりやすい見た目であれば、どのような方でも管理ができて担当者の変更時もスムーズです。

まずは会員管理システムを選ぶ前に、現在の管理方法で抱えている課題や問題点を洗い出し、それを解決するために必要な機能が備わっているかどうかを確認しましょう。

拡張性の高さ

十分な機能が備わっていることに加えて、拡張性の高い会員管理システムであればさらに便利に利用することができます。バージョンアップで自動的に拡張機能が追加されて、いつでも最新の機能が利用できるような会員管理システムであれば、より自社の運用にマッチした機能を見つけられる可能性があります。

とくに業界の流行やニーズは刻々と変化していくので、それに対応できるような機能が拡張されていくシステムなら遅れを取ることもありません。またより自社の運営にフィットした利用ができるよう、機能やオプションなどによってさまざまなプランが提供されているシステムであるかも併せて確認しましょう。

ほかにもパソコンだけでなくタブレット端末でも利用できるなど、常に新しい機能を運用する場所やケースに適した機器で使うことができると便利です。

導入実績

会員管理システムは大切な顧客情報を管理することから、信頼度の高いものを利用することも大切です。最近では新たな会員管理システムも数多くリリースされていますが、実績があまりにも少なすぎるものは不安が多いためできれば避けたほうがよさそうです。

これまでに数多くの導入実績があり、さまざまな業界で利用されている会員管理システムであれば、多くの方に選ばれ続けているという点から信頼できるシステムだと判断できます。また提供会社の運営実績が長ければ、その分ノウハウも豊富で柔軟な対応ができる可能性も高いです。

ぜひ導入する際には、どのくらいの実績があり、どのような業界で重宝されているのかをチェックしてみてください。その実績の中でも自分たちの利用方法と近い使い方をしている企業などがあれば、より安心感がありスムーズに導入のサポートを受けることもできそうです。

導入後のサポート体制

新しいシステムの導入には、不安を覚える方も少なくないはずです。これまでになかったシステムを利用するということは、業務の流れも変わる可能性がありますし、多少なりとも覚えなければならないことが増えます。

その際にしっかりとサポートしてくれるような運営会社であれば、より素早く社内にシステムを浸透させることができるはずです。たとえば利用者が見られるFAQページを設けており、機能の使い方などについて検索しやすくなっていれば困ったときにも安心です。

また自分で調べてわからないことについては、利用者専用の窓口にお問い合わせできるなどであればスピーディに解決できます。もし導入後への不安を少しでも感じているのなら、導入後のサポート体制がしっかりと整っている会員管理システムを利用しましょう。

システムを導入して効率よく会員情報を管理しよう！

会員管理はExcelでは限界があり、とくに担当者が少ない企業では属人化しやすく管理の手間や負担も大きくなってしまいます。そういった問題を解決するためにも、ぜひ会員管理システムを導入し、効率よく会員情報を管理できるようにしましょう。

最近では数多くの会員管理システムがありますが、実績が多くサポート体制が整っており、初めて導入する企業や店舗でも安心して利用できる会員管理システムを選ぶことが大切です。まずは気になる会員管理システムの資料請求などを行い、複数のシステムを比較検討しながら自社の運用に合う会員管理システムを見つけてください。