SOFIA（ソフィア）

SOFIA（ソフィア）は、スポーツジムや学習塾など会員制のシステム管理を担うマネジメントシステムです。商品やイベント、スクールなどを管理し、会員の入会や退会といった処理効率がアップ。作業効率があがり、会員の把握もしやすいです。会員名簿もさまざまな形式で表示可能。会員の動向や状況も把握できます。

商品管理・イベント管理・スクール管理など幅広く対応

ソフィアでは、商品管理やイベント管理、スクール管理など幅広い内容を管理します。ジムでも学習塾でも、商品のほかにイベントやスクールを開くことが必要。会員を増やすためには必要な戦略でしょう。その戦略を管理するのがシステムの役割です。

商品管理

商品管理は、もっとも大切な管理業務です。いちばんイメージしやすいのは商品の在庫管理でしょう。在庫がどのくらいあるのか、どのくらい減っているためいくつ注文するのか、などを管理します。

スポーツジムや学習塾では、コースが商品です。コースにどのくらいの人数が参加しているかが売上につながるので、その数の把握ができます。商品の売れ行きを確認することもできるので、次の商品開発に向けたデータとしても活用できます。

イベント管理

商品を売るためにはイベントは欠かせません。何もしなくても商品が売れることはないので、さまざまなイベント組んで商品を周知させます。そのための企画や、予想される来場人数、商品購入につながると予想できる数なども管理します。

当日のスケジュールや準備までの段取りもイベント管理で行えるので、プロジェクト１つごとに関わるシステムです。

スクール管理

スクール管理は、スポーツジムや学習塾でいう出席管理です。予約した人が来ているか、対象の授業までに生徒が来ているかを把握するシステムがスクール管理。出席していない人には連絡をすることもあるため、ひと目でわかるように管理しておくと使いやすいです。

また、振替でレッスンを行う人のリスケなども表示できるので、再予約なども管理できるシステムになっています。

会員の「入会・退会・休会」を管理

会員の管理をすることもできます。会員がどのように変動しているかは随時変わっていくものです。状況がシステムで把握できるとその分、事務処理が早く行なえます。数の把握もしやすいので、効率アップにつながるのも特徴です。

会員の状況がわかりやすい

会員の状況がわかると、会員数の増減やキャンペーンがどのくらい効果があったのかなどを示しやすいです。新規会員が増えた、既存の会員が再来したなど、どの会員がアクションを起こしたのかもわかるようになります。

これにより、新たなキャンペーンや呼びかけを考えることにもつながるので、マーケティング資料としても役立つシステムです。

処理が早くできる

会員の管理をシステム化すると、処理が早く行えます。入会、退会いずれにしても、手続きがあります。その手続きをある程度機械に任せることで、手続きにかかる時間を減らし、会員も作業をする側も時間をかけずに処理が行えるのが特徴です。

処理が早ければ、会員のストレスにならず、トラブルへ発展することも少ないでしょう。

事務作業の効率アップ

会員の管理をシステム化することによって、事務作業の効率がアップします。会員の状況がわかりやすいと、可視化したときに傾向も把握できます。今何が求められているのかを調べることもできるので、効率よく仕事を片付けられるでしょう。

さばく仕事が分かれば、進捗状況やこれからやらなければいけないこともわかります。会員とのやりとりも簡潔にできるので、時間を取られることなく進められるというのもポイントです。

会員名簿をさまざまな形式で取得できる

会員名簿をさまざまな形式で取得できることも、システムのメリットです。会員名簿は社外秘の内容としている場合が多く、取り扱いには注意が必要。しかし、時と場合によって確認したい項目は違います。会員名簿をさまざまな形式で取得すれば、確認したい事項がわかりやすく確認できます。

数種類の項目での確認が可能

会員名簿を複数の形式で表示できるというのは、番号順・50音順・入会受付別・クラス別など複数のカテゴリで表示できるということです。

全体で管理したいとき、クラス別に抽出して管理したいときなど複数のシチュエーションに対応します。スポーツジムや学習塾では、クラスごとの名簿も必要なので、ニーズに合った表示方法ができるでしょう。

会員の動向や状況も確認できる

会員の動向や状況も確認できます。表示方法のほかに、会員が退会したのか、休会しているか、などの動向も情報として組み込めます。また、会費を支払っているかなど事務や経理の面でも管理が可能なので、便利です。

名簿に情報を一元化して、一括で管理するので、ファンリングして保存しなくても良いのがメリット。PCひとつで管理でき、会社のなかで共有できるので、共通の情報を持って仕事ができます。

まとめ

ソフィアは、スポーツジムや学習塾など会員制の事業におすすめできるマネジメントシステムです。商品やイベントなどを管理できるほか、会員の入会・退会といった動向も管理できます。

数の変動がわかりやすいので、必要なキャンペーンやアクションを起こしてくれそうな年齢層などを把握することにつなげられるというメリットもあります。

キャンペーン後の会員数の増減などにも使えて、マーケティングシステムとしての役割も果たします。さらに、会員名簿は複数の形式で表示可能なので、部署ごとに管理する範囲が違っても、それぞれの範囲で名簿が作れて便利です。

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