スポーツクラブ運営に必要な会員管理システム！できること・導入のメリットは？

スポーツクラブを運営する上で欠かせないのが、会員情報の管理です。会員の情報を効率よく管理するためにおすすめなのが、会員管理システムです。従来の書類上の管理と異なり、デジタル媒体で効率よく会員管理が可能になります。本記事では、会員管理システム導入でできることやメリットについて詳しく解説します。

顧客管理システムと会員管理システムの違い

顧客管理システムと会員管理システムは、スポーツクラブやスクールで使用されるシステムです。

これらは、それぞれ異なる役割を果たしています。

顧客管理システムの概要

顧客管理システムは、顧客の情報や売上、購買、クレーム履歴を管理します。

前述のデータをもとに、顧客に適したサービスや商品を提供した結果、収益拡大を目指すシステムです。顧客管理は、英語で「Customer Relationship Management（CRM）」と呼ばれます。

このシステムでは、顧客ごとの情報を登録・管理し、分析を通じてビジネス戦略を立てるのが中心となります。営業やイベント、ECショップといった幅広い分野で利用可能です。

会員管理システムの概要

一方で会員管理システムは、特定の団体やクラブに属する個人や法人の名簿、入会・退会、会費の管理を目的としています。

サッカークラブやフィットネスクラブ、スイミングスクールなど、スポーツクラブやスクールで基幹業務を支えるシステムとして重要です。結果的に、団体運営が円滑に行われるよう支援します。

顧客管理システムと会員管理システムの違い

2つのシステムは、共に管理業務を効率化し、運営の質を向上させるための重要なツールです。

しかし、顧客管理システムは顧客との関係性を強化するのに対し、会員管理システムは特定の団体やクラブのメンバー管理に特化しています。それぞれの業務内容や目的に応じて、適切なシステムを選択することが求められます。

会員管理システムを導入することでできること

会員管理システムは、主にスポーツクラブやスクールで使用され、会員の情報を効率的に管理するためのさまざまな機能を提供しています。

ここでは、代表的な5つの機能を紹介します。

会員情報の管理

会員管理システムを利用すると、会員の情報を一元管理が可能です。

これにより、検索機能を利用して必要な会員情報をすぐに抽出でき、会員の新規登録や入会手続きもWeb上で管理できます。さらに、アプリ対応のシステムではスマートフォンを使って現場でも会員情報を確認できるため、利便性が向上します。

情報の一斉配信

次に、会員に対して一斉に連絡を送信できる機能もあります。

一般的にはメールを使いますが、アプリ対応システムの場合、プッシュ通知を利用して確実に情報を届けられます。会員全員への配信だけでなく、グループや個別への配信も可能で、情報を細かくコントロール可能です。

また、アプリシステムでは、既読確認機能が付いているため、情報が確実に届いているかも確認できます。

専用サイト・アプリの設置

会員専用サイト・アプリの設置も容易に行えるのが特徴です。

システムを使えば、会員専用のマイページを設定でき、外部に情報が漏れる心配がありません。アプリシステムを導入すると、クラブやスクールからの情報を厳重に管理できるようになります。

入会金・会費管理

入会金や会費の管理も、システム上で簡単に行えます。

会員ごとの入金状況を一目で把握できるため、手作業によるミスや手間を大幅に削減できます。さらに、一部のシステムでは会員のマイページから支払いが可能になり、運営側と会員双方にとって便利な仕組みです。

顧客満足度の向上

最後に、会員管理システムは会員満足度向上のツールとしても役立ちます。

連絡機能だけでなく、物販やホームページ制作といった機能を備えているシステムもあり、サービス全体の向上に寄与します。

顧客管理システムを導入するメリット

会員管理システムの導入には、多くのメリットがあります。

その中でもとくに重要なのが「個人情報の安全な管理」と「どこからでもアクセス可能であること」です。

個人情報の安全な管理

会員管理システムでは会員の個人情報を扱うため、万が一情報が流出した場合は、クラブやスクールの信用に大きな打撃を与えます。

そのため、システムには厳重なセキュリティ体制が求められるのです。会員管理システムでは、アクセス制限や管理者のログ履歴確認、SSL暗号通信など、システム内外のリスクに対するさまざまなセキュリティ機能が備わっているのです。

とくにクラウド型システムの場合、信頼性の高いサーバやデータセンターで個人情報が管理されるため、堅固なセキュリティが確保されます。さらに、常に最新のセキュリティ技術が更新されており、進化するウイルスやマルウェアへの対策もされています。

このような厳重なセキュリティ体制により、クラブやスクールは会員の個人情報を管理しやすくなります。

どこからでもアクセス可能

クラウド型のシステムでは、インターネット環境さえあれば、物理的な場所を問わずアクセスできます。

スマートフォンやタブレット、パソコンといったさまざまなデバイスを使って操作可能です。結果として従来のオフィスや特定の場所に縛られず、外出先やスポーツ現場など、どんな場所でも空いた時間に会員管理業務を行えます。

とくにスポーツクラブやスクールでは、現場での対応が多いため、場所や時間に縛られずにシステムを利用できるのは非常に便利です。

まとめ

スポーツクラブ運営に欠かせない会員管理システムは、会員情報の一元管理や一斉配信、専用サイト・アプリの設置、入会金・会費の管理、そして顧客満足度向上など、多彩な機能を提供します。顧客管理システムとの違いも明確で、とくに会員管理に特化したツールです。また、個人情報の安全な管理やクラウド型によるどこからでもアクセス可能な点で、効率的な運営を支援し、業務の質向上に大いに貢献するでしょう。