会員管理システムを選ぶ際のポイントを解説

会員制を採用している場合に必要な業務に、会員管理があります。十数年前までは書面やExcelでの管理が主流でしたが、現在は多くの企業が会員管理システムを利用しています。しかし、会員管理システムは多くの種類があるため、選定が難しい場合もあるでしょう。そこで本記事では、システム選びのポイントを詳しく解説します。

会員管理システムはなぜ必要？

会員管理システムは、顧客情報を適切に管理し、顧客との関係を維持し、LTV（顧客生涯価値）を最大化するためのシステムです。

とくにサブスクリプションサービスやECショップなど、会員情報の一元管理が求められる場面で広く利用されています。

会員管理システムは、会員の興味やニーズを把握し、最適なタイミングで会員の好みに合った提案を行えます。とくにサブスクリプションサービスの台頭によって重要性が増しています。

会員管理システムを選ぶ際のポイント

会員管理システムの選定には、いくつかの重要なポイントがあります。

以下に、システム選定時に着目するべき5つのポイントを詳しく説明します。

機能

会員管理システムの導入にあたっては、まず導入の目的や解決したい課題を明確にするのが重要です。

自社のニーズに応じて必要な機能をリストアップし、それに基づいてシステムを選定します。初めてシステムを導入する場合、必要最低限の機能が備わっており、簡単に設定できるシステムが適しています。結果として、長期間にわたり無理なく使用できるようになります。

操作性

業務の効率化を実現するためには、システムが誰でも簡単に操作できることが重要です。

操作性に癖のあるシステムだと、限られた社員しか利用できず業務効率が低下する恐れがあります。会員管理システムは全ての社員が頻繁に利用するため、社員にとって負担が少なく、スムーズに定着できるシステムを選びましょう。

操作性が不安な場合は、無料トライアルで実際に操作してみるのがよいでしょう。また、定着支援を行っている提供会社を選ぶのもおすすめです。

コスト

会員管理システムのコストは継続的な支払いが前提となります。

したがって、無理なく支払い続けられる料金設定であるかを確認しましょう。多くの会員管理システムは月額料金制を採用していますが、従量課金制を採用している場合もあります。

従量課金制はランニングコストを把握しにくく、利用状況によっては高額な請求がされるリスクがあります。そのため、従量課金制のシステムを選ぶ際は注意が必要です。

セキュリティ

会員管理システムには顧客の個人情報が蓄積されるため、セキュリティ対策が不可欠です。

情報漏えいが発生すると顧客との信頼関係が崩れ、企業の社会的信用も失墜しかねません。システム選定時には、セキュリティ対策が万全である点を確認する必要があります。

とくにクラウド型システムの場合は、セキュリティ対策の大部分を提供会社に依存するため、情報の暗号化や不正アクセス防止の対策が十分であるかを確認しましょう。

他システムとの連携の可否

会員管理システムを単体で利用するよりも、他のシステムと併用すると効果を発揮しやすくなります。

とくに顧客管理システムや営業支援システムとの連携が可能であれば、業務の効率化やデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進に役立ちます。

システム選定時には、自社で現在使用している既存のシステムや、今後導入する可能性のある他システムとの連携が可能かどうかを確認しておくのが重要です。

会員管理システムを効果的に活用するためにできる取り組み

会員管理システムの効果的な活用には、導入前の準備と運用後の見直しが重要です。

まず、導入前に課題や導入目的を明確にすることが必要です。システムを導入する理由として解約率の上昇や既存会員との関係構築不足などが考えられます。

このような具体的な課題に基づき、解約率を特定の数値まで下げる、または既存顧客の利用頻度を増やすといった目標を設定すると、システムに必要な機能や活用方法が自ずと明らかになります。社内で導入目的を共有すると、導入直後の混乱を最小限に抑えられるでしょう。

次に、導入の必要性や有効性、継続使用の適否を確認するのも重要です。会員管理システムは継続的な利用が求められるため、情報の蓄積と分析が業務効率の向上や課題解決に寄与します。社員がシステムの導入を必要としているか、操作に不安がないかを見極め、現状よりよい効果が得られるかどうかを正しく判断する必要があります。

運用中に問題が発生した場合は、システムの相性や期待した効果が得られなかった場合に備えて、代替案を検討しておくのも大切です。

まとめ

会員管理システムの選定は、ビジネスの成功に直結する重要な決定です。現代では、多くの企業が書面やExcelからシステムに移行しており、システムの選択肢も豊富です。効果的なシステム選定には、まず明確な導入目的と解決したい課題を設定するのが基本です。次に、必要な機能、操作性、コスト、セキュリティ、他システムとの連携の可否を慎重に比較検討します。これにより、会員管理システムが提供する最大限の効果を引き出し、業務の効率化と顧客満足度の向上を実現できます。適切な準備と運用見直しを行い、システムの導入と活用を最適化しましょう。