クラウド型会員管理システムの強みを紹介

会員管理システムは、現在さまざまな企業、シーンで活躍しています。そんな会員管理システムには、パッケージ型とクラウド型の2種類があります。本記事では、クラウド型会員管理システムに焦点を当て、活用例やクラウド型独自の強みを紹介します。会員管理システムの導入を検討している方は、ぜひ本記事を最後までご覧ください。

会員管理システムの種類は主に二つ

会員管理システムには主に「パッケージ型」と「クラウド型」の2つのタイプがあります。

それぞれの特徴と利点・欠点について詳しく解説します。

パッケージ型

パッケージ型の会員管理システムは、特定のパソコンにソフトウェアをインストールして使用します。

このタイプのシステムは、初期費用が比較的高額になるケースが多いですが、購入後は追加のコストが発生しないのが特徴です。自社のニーズに合わせてカスタム開発を依頼する場合、導入までに時間がかかる場合があります。

しかし、すでに市場に出ている既成パッケージを購入すると、比較的短期間で導入して利用を開始できます。しかし、運用に必要なサーバーやネットワークインフラは自社で準備しなければならず、これが追加の負担となる場合があります。

さらに、ソフトウェアはインストールされたパソコンでしか使用できず、最新バージョンへの更新が難しいのもデメリットです。したがって、長期間にわたってシステムの最新機能やセキュリティ対策を取り入れるのが難しくなる可能性があります。

クラウド型

クラウド型の会員管理システムは、ソフトウェアをパソコンにインストールする必要がなく、インターネットを通じて提供されるシステムを利用します。

運用に必要なサーバーはシステム提供ベンダーが管理し、一般のインターネット網を利用するため、特別な設備を自社で用意する必要はありません。すべての設定やデータはネットワーク上で管理されており、システムベンダーから発行されるアカウントを使用してアクセスします。

したがって、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこでも利用可能です。初期導入コストが比較的低く抑えられる反面、運用を続けるためには継続的な利用料が発生します。

クラウド型のシステムは、オンラインでの利用を前提としているため、インターネット接続に問題が生じるとシステムにアクセスできなくなるというデメリットがあります。

また、インターネット接続環境の安定性がシステムの利用に直結するため、接続障害や速度の低下が業務に影響を与える可能性もあります。

クラウド型会員管理システムの活用例

クラウド型会員管理システムは、さまざまなシーンで活用されています。

イベント

企業が主催するイベントやセミナー、展示会では、クラウド型会員管理システムがとくに役立ちます。

従来はイベント会場で交換した名刺の情報を手作業でデータ化しなければならず、大規模なイベントでは多くのスタッフと時間が必要でした。また、アンケートの結果を手作業で集計し、社内のデータベースに入力するプロセスも手間がかかりました。

しかし、会員管理システムを導入することで情報の取得と処理が効率化され、データは直接データベースに蓄積されます。結果的に、入力作業が省力化され、人的ミスが減り、より正確な情報収集が可能になります。

クラブ

フィットネスクラブやカルチャースクールといった会員制施設では、クラウド型会員管理システムが大いに活用できます。

会員制サービスの提供により、企業は安定した収入を確保できます。また、システムを使って会員の情報を収集・分析するとサービス向上が図れるでしょう。たとえば、会員の性別や年齢別の割合、利用時間帯、利用されているサービスの傾向を詳細に分析できます。

また、売上データや会員在籍期間、消耗品の購入時期なども効率的に収集でき、運営の効率が向上します。入会金や月会費の徴収もスムーズに管理可能です。

協会・学会

協会や学会などの団体では、会員管理システムが名簿管理や事務作業の効率化に貢献します。

手作業で行っていた名簿管理や入退会手続き、刊行物の配布、会員証の発行が自動化され、業務の負担が軽減されます。また、会費の徴収も会員情報と入金情報をシステム上で一元的に管理できるため、非常に効率的です。

とくに大規模なスポーツ競技団体では、数万人規模の会員情報を管理できるシステムも存在するので、膨大なデータを効果的に扱えます。

クラウド型会員管理システムの強み

クラウド型会員管理システムは、パッケージ型にはない数々の強みがあります。

以下にその主な利点を解説します。

コストを最小限に抑えられる

クラウド型会員管理システムの大きなメリットは、初期導入費用とランニングコストを大幅に削減できる点です。

パッケージ型では、ライセンス料やサーバー設置コストが数十万円から数百万円になる可能性があり、導入に1か月以上かかる場合もあります。また、サーバーの管理や維持、データ増加に伴うハードディスクの増設も必要です。

クラウド型では、サーバーはシステムベンダーが管理しているため、設置や維持管理にかかる費用がいりません。また、初期費用は数千円から数万円程度で済み、ランニングコストも同程度で済むのが特徴です。

自動アップデート機能がある

クラウド型の会員管理システムは、常に最新の状態で利用できる自動アップデート機能を備えています。

パッケージ型では、新しいバージョンへのアップデートにはバッチソフトのダウンロードやライセンスの新規購入が必要で、一定のITリテラシーが求められます。

一方クラウド型では、システムベンダーがアップデートを自動的に行うため、ユーザーは常に最新機能を意識せず利用できます。自動アップデート機能は、パッケージ型に比べて非常に便利です。

最新のセキュリティ体制が整っている

クラウド型会員管理システムは、常に最新のセキュリティ体制を提供します。

ウイルスやマルウェアは日々進化しており、最新のセキュリティ対策が必要です。パッケージ型ではセキュリティの更新に手間がかかり、中小企業では十分なセキュリティ体制を整えられない場合もあります。

クラウド型では、システムベンダーが日々進化するリスクに対応して強固なセキュリティ体制を提供するため、システムの脆弱性が低くなります。

まとめ

クラウド型会員管理システムは、コスト削減、自動アップデート、最新のセキュリティ体制という強みを持ちます。初期導入費用やランニングコストが抑えられ、サーバーの設置や維持管理の手間が省けます。さらに、自動的に最新の機能やセキュリティ対策が適用され、常に最新の状態で利用可能です。これにより、情報管理の効率化とセキュリティの強化が図れ、とくにイベント、クラブ、協会など幅広いシーンで活用されています。